Descrizione:

È l'attestazione effettuata da un pubblico ufficiale che la firma posta in calce ad un documento, è stata fatta da quella persona. Con l'entrata in vigore del D.P.R. n. 445/2000 non è più prevista l'autentica di firma su documenti rivolti agli Enti Pubblici.

L’autentica delle firme, o più precisamente delle sottoscrizioni, come indicato nell’art. 21 del D.P.R. 445/2000, non appartiene propriamente ai servizi demografici, bensì all’impiegato che viene incaricato dal Sindaco, che potrebbe essere l'impiegato di un qualsiasi ufficio comunale.

La firma deve essere apposta in presenza del funzionario,

il quale deve identificare il sottoscrittore, previa esibizione di un documento di identità valido, quindi attestare che la firma è stata apposta in sua presenza, che ha identificato il dichiarante indicando il modo con cui l’identità è stata accertata, quindi completando con il proprio nome e funzione, luogo e data, firma e timbro dell’ufficio.

Non occorre l'autentica per le istanze e dichiarazioni sostitutive che vengono presentate alla Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi, anche in via telematica, dato che il primo comma prevede che l’autenticità sia garantita dalla copia di un documento di identità, secondo le indicazioni dell’art. 38 del D.P.R. 445/2000, così come è valida la firma digitale, se presentate in forma telematica.

Lo stesso articolo 38 consente a tutti i dipendenti addetti al ricevimento di una pratica, di autenticare la sottoscrizione se non viene allegato il documento, ovviamente limitatamente alla pratica stessa. Se ci si rivolge quindi all’ASL piuttosto che all’Agenzia delle Entrate o all’Ufficio Tecnico, l’impiegato che si occupa della nostra istanza può legalizzare la firma su quella specifica istanza, senza bisogno di incarichi particolari, in quanto già previsto del Legislatore.

   Con la sentenza n. 19966 del 30 agosto 2013, la sez. III della Corte di Cassazione ha definito i limiti della competenza del funzionario, dato che “il potere di autenticazione del dipendente addetto dell’ufficio comunale non è generalizzato, ma è di volta in volta individuato dal legislatore”.

 La sentenza stabilisce che l’atto la cui sottoscrizione è stata autenticata da un funzionario non competente è nullo,

Limiti all’attività di legalizzazione:

Secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è di competenza dei notai (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89). Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.

Si possono autenticare le sottoscrizioni:

•   Degli atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati e la costituzione di diritti di garanzia su di essi, ovvero pegni ed ipoteche;

•   Relative a quietanze liberatorie;

•   Sugli atti previsti dal Codice di Procedura Penale (art. 39 del decreto legislativo n. 271 del 28.07.1989);

•   Su determinati atti relativi le adozioni;

•   Le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990, che estende anche al Sindaco e ad altri soggetti la competenza ad autenticare) o in materia di adozione (art. 31 lett. e) L. 184/1983);

•   Votazione per l’elezione degli organi di ordini professionali (D.P.R. n. 169 del 08.07.2005);

•   Le istanze e dichiarazioni sostitutive, ai sensi dell’art. 21, 2° comma, rivolte a privati, a soggetti diversi dalla PA, nel senso più generico di “richiesta”, ad esempio, su richieste rivolte a banche o assicurazioni;

•   Sottoscrizioni apposte in calce alla manifestazione di volontà alla cremazione effettuata dai congiunti del defunto in mancanza di disposizione testamentaria (Art. 79 DPR n. 285/1990);

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà riguarda invece “stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato” (d.P.R. 445/2000 art. 47), sia riferiti all’interessato stesso che ad altre persone.

Infine, l’incaricato del Sindaco può legalizzare atti rivolti alla Pubblica Amministrazione o a privati gestori di pubblici servizi, se finalizzati alla riscossione da parte di terzi di benefici economici, ad esempio una delega a ritirare una pensione o un assegno di invalidità.

Non si possono autenticare, in quanto non ricadono nelle previsioni di legge: dichiarazioni di volontà (procure, deleghe, diffide ad adempiere, testamenti), sottoscrizioni di polizze assicurative o prodotti finanziari, autorizzazioni, compravendite (fatti salvi i beni mobili registrati), rinunce ed in generale tutto ciò che non ricade nella definizione di istanza o dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

Autenticazione di più sottoscrizioni effettuate simultaneamente

Quando allo Sportello Autentiche si presentano contestualmente due o più persone che devono autenticare la sottoscrizione su una istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, su un unico foglio, in modo contestuale si apporrà una sola marca da bollo, ad esempio  per le autenticazioni in occasione di un passaggio di proprietà di bene mobile registrato

Atti e documenti da valere all'estero

  Se l'atto deve essere prodotto all'estero e se si vuole che mantenga validità legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del dipendente comunale autenticatore deve a sua volta essere legalizzata o apostillata nell'apposito Ufficio a ciò preposto presso la Prefettura.

  Cosa fare se la persona è impossibilitata ad apporre

  la sottoscrizione

Valgono le regole generali dell’art. 4 D.P.R. 445/2000

- Se il dichiarante non è in grado di firmare, è sufficiente che apponga un segno di croce sul documento.

- Se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (tutto quanto rientra nell'incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà "impossibilitato alla firma per incapacità fisica" e poi procederà all'autenticazione; in questo caso comunque il richiedente, pur non riuscendo ad apporre dei segni grafici in calce al documento, manifesta con le parole o con i gesti la propria volontà alla sottoscrizione.

- Se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare una propria volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione. Se i congiunti si trovassero quindi nell'impossibilità, a causa della mancanza del documento con sottoscrizione autenticata, di presentare istanze nell'interesse dell'incapace e se l'incapacità risulta non temporanea sarà necessario che adottino le procedure di legge previste per la nomina di Amministratori di sostegno o tutori.

A chi è rivolto: a tutti i cittadini

Come si accede al servizio:

  Bisogna presentarsi personalmente presso lo Sportello Autentiche con la documentazione da autenticare, debitamente compilata con esclusione della firma e della data che devono essere apposte di fronte all'ufficiale incaricato

Costi: L' autentica è soggetta all'imposta di bollo di Euro 16,00, salvo casi di esenzione previsti dalla Legge, che dovranno essere espressamente dichiarati dall'interessato/a all'atto della sottoscrizione.

Documentazione richiesta:

  Documento d'identità/riconoscimento in corso di validità

  Documentazione da Autenticare

In quanti giorni accedo al servizio: immediato

Orari di accesso al pubblico:

Dal lunedì al venerdì ore 10:00-12:00

Martedì e Giovedì dalle 15.30 alle 17.30.

Sede:  Area Demografia – Piazza Municipio

Recapito: 080/2446125 - 080/2446124

Email: demografia@comune.molfetta.ba.it

PEC:    demografia@cert.comune.molfetta.ba.it